Personalizace intranetu: Jak přizpůsobit svůj intranet a zvýšit tak zapojení zaměstnanců?

Hlavním úkolem intranetu je zefektivnění procesů a taky usnadnění interní komunikace. Dobře navrhnuté intranetové řešení by mělo zabezpečit, aby jej zaměstnanci využívali na maximum a zdrželi se v něm déle než minutu. Jak toho ale dosáhnout? Pomocí personalizace.

Říká se, že obsah je král a platí to i v případě intranetu. Jestli chcete, aby zaměstnanci intranet využívali naplno, musíte se rozloučit s myšlenkou, že jeho zavedením do firmy máte hotovo. Ve skutečnosti máte vyhráno jen z poloviny, protože tou nejdůležitější činností je tvorba a udržování aktuálního obsahu. Ten by však neměl být vždy univerzální, ale šitý na míru každému zaměstnanci.

Co je to personalizace intranetu?

Personalizace intranetu znamená přizpůsobení jeho obsahu potřebám a zájmům konkrétního zaměstnance. Personalizovaný intranet zohledňuje fakt, že každý zaměstnanec má svoje jedinečné zájmy a pro výkon své práce potřebuje vyhledávat jiné informace než jeho kolegové. Správně personalizovaný intranet by měl zabezpečit, že se zaměstnanci bude zobrazovat relevantní obsah, a že se po přihlášení bude cítit „jako doma“.

Důležitost personalizace intranetu

Vzpomeňte si na to, proč jste se vůbec pro zavedení intranetu rozhodli. Neefektivní interní komunikace? Nedostatečná informovanost zaměstnanců? Nízká angažovanost? Tomuto všemu se můžete vyhnout personalizací vašeho intranetu. Zobrazováním relevantních částí intranetu ušetříte zaměstnancům spoustu času, který by strávili jejich hledáním.

Dostupnost relevantního obsahu je důležitá. Složitým hledáním potřebných informací přicházejí zaměstnanci o přehled a koncentraci. Výsledkem nedostatečně personalizovaného intranetu jsou otrávení zaměstnanci, pokles produktivity práce a nevyužitý potenciál intranetu. Z místa, které by mělo podporovat zapojení zaměstnanců se stane pouze nutné zlo a zaměstnanci z něj budou po minutě odcházet.

Čeho se tedy držet, aby intranet nebyl pouze univerzálním úložištěm dokumentů a aktualit?

Aktuální a autentický vzhled intranetu

Intranet by měl reflektovat aktuální trendy nejen po funkční, ale také vizuální stránce. Intuitivnost, přehlednost a responzivita jsou vlastnosti webu či aplikace, které jsou dnes standardem. S intranetem v grafice staré 20 let proto velkou slávu nesklidíte. Nezaostávejte a dejte svému intranetu aktuální vzhled, ideálně s prvky vaší firemní identity. Identita značky totiž může také výrazně přispět k udržení zájmu zaměstnanců.

Přehledné rozložení

Nevystrašte zaměstnance hned po přihlášení do intranetu množstvím textu. Vytvořte pro ně raději přehledné dlaždice, pod kterými mohou rozkrýt další sekce. Namísto neklikatelných banerů v horní části umístěte moduly, které zaměstnanci využívají nejčastěji. Možná to jsou aktuality, jídelní lístek, úkoly, rozcestník firemních nástrojů nebo rychlé odkazy. Umístěte je navrch a zaměstnanci pak nebudou nuceni zdlouhavě stránku procházet a ztrácet tak čas i pozornost.

Podpora firemní kultury

Intranet je skvělý nástroj pro zlepšování a podporu firemní kultury. Zaměstnanci ocení, když vědí, co se momentálně ve firmě děje a mají možnost přímo dění ve firmě ovlivňovat. Aktualitami to ale končit nemusí. Přidejte možnost chatu, vytvořte diskusní fórum nebo firemní bazar.

Nebojte se do toho zapojit zaměstnance a zeptat se jich, co by ocenili nejvíce. Zajistíte tak, že váš intranet se stane synonymem pro interní komunikaci a místem, kde si budou po informace chodit rádi a nejčastěji.