Efektivní řízení dokumentace a datových schránek pomocí SharePointu

Co stálo u zrodu spolupráce

ABB je technologický lídr a průkopník s rozsáhlou nabídkou výrobků, služeb a řešení pro digitální průmysl. V České republice působí již od roku 1970, formální vznik společnosti se však datuje od roku 1992. V současné době společnost působí v 8 lokalitách a v ČR má nejvýznamnější inženýrská, výzkumná a vývojová centra. Výrobní závody má v Praze, Brně, Ostravě, Trutnově a Jablonci nad Nisou.

Společnost ABB provozovala systém řízené ISO dokumentace na zastaralém platformě IBM Lotus Notes. Z důvodu končící podpory této platformy hledala společnost nového partnera, který by systém řízení ISO dokumentace přesunul do moderního softwarového řešení a zároveň do něj implementoval i zcela nový systém pro správu datových schránek.

Řešení problému, aneb jak jsme vše napravili

Tvorbu nového intranetového řešení pro ABB jsme zahájili kompletním auditem současného stavu a návrhem přesunu všech nyní používaných agend pod nový systém Pinya SharePoint. Nové řízení ISO dokumentace je navrženo v uživatelsky přívětivém prostředí Microsoft SharePoint. Všichni zaměstnanci ABB se dostanou ke všem aktuálně platným verzím ISO dokumentace. Naopak tvorba, připomínkování a schvalování dokumentů je povolena pouze těm, kteří mají k dané činnosti oprávnění. Systém přitom oprávnění jednoznačně definuje a také vynucuje.

Při tvorbě nového ISO dokumentu lze definovat uživatele, kteří se mají za úkol s řízenou dokumentací seznámit. Systém umožnuje tuto aktivitu splnit prostřednictvím úkolu nebo zasláním odkazu na příslušný dokument. Všechny potřebné databáze jsou nyní navíc přístupné online díky SharePoint Online.

Pro práci s datovými zprávami jsme pro ABB vytvořili zcela nový modul, který je dostupný přes platformy SharePoint Online a Office 365. Při příchodu je datová zpráva automaticky doručena operátorovi. Podle předmětu datové zprávy ji následně operátor přiřadí konkrétnímu řešiteli či skupině řešitelů. Systém přitom automaticky hlídá pomocí urgencí, aby všechny zprávy byly vyřešeny v termínu. Přesně definován je i systém odesílání datových zpráv. V tomto systému může zprávu odeslat pouze vybraná skupina osob. Odeslané zprávy jsou sdružovány na podatelně, kde dochází k jejich kontrole a následnému hromadnému odeslání. Vybraným osobám umožnuje systém odeslat zprávu i přímo bez kontroly podatelnou.

Společnost ABB nyní využívá moderní systém řízení ISO dokumentace a práce s datovými schránkami. Může se spolehnout na jeho plnou funkčnost, kompatibilitu, má možnost systém využívat online, a to vše při maximální možné úrovni zabezpečení.