Systém pro řízenou ISO dokumentaci pro více než 2500 zaměstnanců

Co stálo u zrodu spolupráce

Savencia Fromage & Dairy a.s. je největším výrobcem značkových sýrů na světě. U nás je firma známá především produkty Sedlčanský hermelín, Lučina, Pribináček nebo Apetito. V mlékárenské společnosti pracuje ve 29 zemích světa přes 18 900 zaměstnanců.

Společnost využívala pro řízenou ISO dokumentaci a směrnice software IBM Lotus Notes, který měl oproti SharePoint Online komplikovanější procesy. Proto se firma rozhodla přejít na uživatelsky jednodušší řešení, ve kterém jsme vytvořili modul pro schvalování, správu a distribuci interních dokumentů pro více než 2 500 zaměstnanců v Česku a na Slovensku. Zároveň si vedení společnosti přálo, abychom nové řešení co nejvíce napodobili starému, pro snadnější přechod tisícovek uživatelů na nový systém.

Řešení problému, aneb jak jsme vše napravili

Při vytváření modulu správy ISO dokumentace jsme řešili komplikovaný systém manipulace s dokumenty. Museli jsme definovat přístupová práva pro tisíce položek, některé soubory jsme nastavili jako supertajné, jiné zpřístupnili všem. Tento složitý proces vyžadoval neustálou komunikaci s centrálou společnosti, abychom veškeré položky nastavili podle potřeb společnosti a nedošlo k chybě v systému. Kromě nastavení nejrůznějších druhů oprávnění jsme vytvořili profily, které definují, kteří lidé jsou součástí určitého schvalovacího procesu a jaké je jejich pořadí. Celkově může dokument schvalovat až 8 osob.

Velice složité bylo přesunutí databáze uživatelů a ISO dokumentace z IBM Lotus Notes do SharePoint Online. V tisícovkách souborů jsme museli hledat poslední platné verze, skupiny uživatelů jsme z Lotus Notes převáděli na skupiny do Active Directory. Data nebyla konzistentní, tudíž jsme se společností úzce spolupracovali a soubory důkladně třídili.

V posledním kroku jsme nastavili notifikace, které například upozorňují na nesplněné úkoly nebo změny v ISO dokumentaci. Některé připomínky si uživatelé mohou nastavit sami a nemusí se tak spoléhat na centrální nastavení upomínek.

Společnost Savencia Fromage & Dairy od nás získala sofistikovaný systém pro práci, správu a distribuci ISO dokumentů. Díky společné kooperaci se nám úspěšně podařilo přesunout tisíce uživatelů a souborů z přechozího systému do nového. Následně jsme realizovali řadu školení v tuzemsku i zahraničí, aby uživatelé mohli co nejsnáze nový systém ovládat. Firma nyní pracuje v propracovaném SharePointu na míru, který nemá v Česku a na Slovensku obdoby.