Efektivní řízení společnosti díky centrální evidenci dokumentů a úkolů

Co stálo u zrodu spolupráce

SUYS Czechia patří k předním českým výrobcům stínicí techniky, kterou prodává od roku 2002 pod značkou MINIROL. Firma si zakládá na funkčnosti, kvalitě a kreativitě.

Členění na tři samostatné jednotky bránilo pružnému sdílení dokumentů a úkolování uvnitř firmy. Našim cílem bylo vytvořit infrastrukturu, která zefektivní řízení společnosti díky snadné a přehledné centrální evidenci dokumentů a úkolů.

Řešení problému, aneb jak jsme vše napravili

Na platformě MS SharePoint jsme vystavěli intranet, jehož struktura odpovídá té firemní a je navíc integrována do MS Outlook. Každé oddělení má vlastní prostředí, které si spravuje samo a je zároveň napojeno na zbytek sítě. Rozhraní podporuje více jazyků a je plně funkční i na mobilních zařízeních.

Pro plynulý přechod ze starého systému jsme zajistili přesun existujících dokumentů a proškolili jsme zaměstnance, kteří jsou nyní schopni spravovat celý systém sami. My se nadále staráme o bezvýpadkový provoz a vyšší uživatelskou podporu. Zaměstnanci najdou všechny potřebné dokumenty na jednom místě. Přehlednost a bezpečnost pak zajišťují přístupová práva, která zabraňují neoprávněné manipulaci se soubory. Zodpovědné osoby jsou navíc upozorněny na každou změnu.

Dodavatelé a prodejci mají nyní jednoduchý přístup k potřebným dokumentům. Stačí je nasdílet z vnitrofiremní zóny na externí portál pro obchodní partnery, který je napojený na datové úložiště.

Směrnice a manuály jsou distribuovány přímo jednotlivým zaměstnancům, kteří musí přečtení potvrdit. Stejně snadné je také sdílení zápisů z jednání a porad. Napříč intranetem lze navíc fulltextově vyhledávat. Manažeři mohou z jednoho místa zadávat, evidovat a spravovat všechny úkoly, takže mají o všech povinnostech neustálý přehled. Díky automatickým e-mailovým upozorněním každý zaměstnanec ví, co se po něm aktuálně chce, takže na žádný úkol nezapomene.

Evidence dovolených a schůzek je snazší díky sdílení kalendářů. Přehlednější jsou také interní úkony jako hlášení dovolené, objednání obědů či rezervace firemního auta. Díky synchronizaci s CRM systémem není třeba platit licenci MS Navision pro každého zaměstnance.