Komplexní moderní intranet pro digitalizaci a zefektivnění vnitřních procesů

Co stálo u zrodu spolupráce

VBH je obchodní společnost nabízející kompletní sortiment všeho, co výrobci dveří a oken potřebují pro svou práci. Česká pobočka společnosti VBH využívala zastaraný DMS systém, který se soustředil pouze na správu dokumentů a potřebám zaměstnanců společnosti již nedostačoval.

Vedení společnosti se tedy rozhodlo vyhledat strategického partnera, který jí umožní výrazně zlepšit digitalizaci a automatizaci firemních procesů. Z nabízených variant společnost vybrala řešení Pinya SharePoint, které jako jediné na trhu nabídlo maximální možnou míru flexibility při zachování jednoduchého uživatelského prostředí.

Řešení problému, aneb jak jsme vše napravili

Práce na novém intranetu jsme zahájili auditem současného stavu DMS systému. Následovala důkladná definice požadovaných změn a návrh technického řešení. Vzhledem k tomu, že společnost VBH vyžadovala specifické funkce intranetu, rozhodli se naši vývojáři vytvořit speciálně VBH několik nových modulů Pinya SharePoint.

‍Vzniklo robustní intranetové řešení, které kompletně automatizuje firemní interní procesy.

Prvním nově vytvořeným modulem se stal modul zpracování faktur. Zpracování faktur umožňuje načítání emailů s fakturami z emailové schránky zákazníka, následnému vytěžování faktur prostřednictvím OCR technologie Konica Minolta, dále automatické schvalování a zaúčtování do účetního programu Byznys. Po celou dobu procesu probíhá nad fakturami automatická validace dat, která neumožní schválení nebo vytěžování faktury od neznámého dodavatele. Vytěžená data o jednotlivých položkách propojuje modul se skladovým systémem Gestore a umožňuje tak evidenci a validaci dodávek.

Modul Nepřítomnosti umožňuje zadávání a evidenci nepřítomností včetně služebních cest. Díky získaným datům má zákazník přehled o tom, který ze zaměstnanců je přítomen v práci, případně jaké absence může v následujících dnech u kolegů očekávat. Modul Majetek umožňuje evidovat a spravovat údaje související s majetkem, jeho přiřazování zaměstnancům, včetně procesu předávání, vrácení a vyřazení majetku.

Smlouvy umožňují automatické zpracování agendy související s vytvářením smluv a jejich dodatků. Samozřejmostí je schvalovací a připomínkovací workflow. Smlouvy je možné do modulu nahrát nebo generovat ze šablony uložené na pozadí modulu. Automaticky generované smlouvy následně obsahují veškerá data zadaná do formuláře při jejich vytváření, včetně dat výchozích, která se opakují a není je nutné zadávat stále znovu.

Velmi důležitým se stal modul Směrnice, který umožňuje navrhování, připomínkování, schvalování a publikaci směrnic na zaměstnance. Při publikaci směrnice má každý zaměstnanec možnost potvrdit, že směrnici přečetl a pochopil.

Díky Pinya SharePoint získala společnost VBH komplexní moderní intranet, který její agendu zdigitalizoval a výrazně zefektivnil chod vnitřních procesů.