Transformace intranetu COMTES FHT pro moderní řízení firemní agendy

Co stálo zrodu spolupráce

COMTES FHT je evropská výzkumná organizace zajišťující výzkum a vývoj v oblasti kovových materiálů, zavádění nových technologií tváření a tepelného zpracování kovů. Zaměřuje se především na energetiku, strojírenský a automobilový průmysl.

Původní SharePoint v zastaralé verzi 2010 obsahoval jen jednoduché seznamy, dokumentové knihovny a webové stránky, neměl definované procesy pro přijímání zaměstnanců, schvalování dokumentů, zápisy z porad a rezervaci. Společnosti s desítkami zaměstnanců takto jednoduchý intranet nestačil a zatoužila po moderním, rozsáhlém SharePointu, ve kterém by mohla řešit veškerou firemní agendu.

Řešení problému, aneb jak jsme vše napravili

SharePoint 2010 jsme aktualizovali na novější verzi 2013 Foundation a postarali jsme se o bezproblémový přesun dat. Zároveň jsme intranet napojili na Active Directory a informační systém ESO, který společnost využívá pro personalistiku a mzdy. Veškerá data jsou synchronizována, IS ESO komunikuje s COMTES FHT. Náš tým developerů do detailu vypiloval užitečné nástroje, díky kterým společnost efektivněji řídí zaměstnance, plánuje a schvaluje dokumenty a agendu. Moduly tvoří jeden komplexní celek a jsou jednoduché na ovládání pro všechny uživatele.

V intranetu se nachází rozsáhlý seznam zaměstnanců a telefonní seznam. Během chvilky může pracovník najít kontakt na svého kolegu a zavolat mu. Nechybí ani přehledná organizační struktura společnosti rozdělená na jednotlivé úseky. Dokumenty lze v systému nejen vytvářet, ale také je možné nastavit práva pro jejich úpravy a čtení. Schvalování dokumentů lze provést v několika krocích.

Velice užitečným modulem jsou Zápisy z porad, díky kterým získávají zaměstnanci ucelené výstupy z jednání s úkoly, které jsou posléze efektivně distribuovány. Pro sběr nápadu a návrhů vylepšení slouží Blog nápady, ve kterém může kdokoliv z firmy přispět svojí zajímavou myšlenkou. Pro vedení a personalisty je velkým zjednodušením modul Schvalování dovolených, ve kterém lze pár kliknutími evidovat nepřítomnost zaměstnanců. Součástí je grafické zobrazení veškerých dovolených ve sdíleném kalendáři. V intranetu mohou zaměstnanci jednoduše zarezervovat vozidlo nebo zasedací místnost, což vyřešilo původní složité domlouvání mezi pracovníky.