Přenos desetitisíců souborů a úspora statisíců díky upgradu na SharePoint Online

Co stálo u zrodu spolupráce

Czech Aerosol a.s. je nejstarším a největším výrobcem aerosolových produktů v České republice. Firma své výrobky dodává do celé Evropy a na blízký východ.

Společnost využívala intranet na starší platformě MS SharePoint 2010. Postupem času ale chtěla přejít na nové řešení MS SharePoint Online v Microsoft 365, které se automaticky aktualizuje a je kompatibilní se všemi zařízeními. Vedení Czech Aerosolu se líbilo, že jsme v minulosti úspěšně realizovali podobná vylepšení, a tak nás oslovilo s nabídkou modernizace firemního intranetu.

Řešení problému, aneb jak jsme vše napravili

Velkou výzvou bylo přenesení všech modulů z původního intranetu do nového a import dat do modulu Smluv a Evidence majetku. SharePoint Online je totiž vybudovaný na jiné technologii než SharePoint 2010, tudíž jsme museli stavět od úplných základů. K tomu jsme do nového intranetu přesunuli desetitisíce souborů a gigabajty dat, aby mohl zákazník disponovat úplně stejným obsahem a neztratil jediný dokument.

Modul Reklamace, Evidence smluv a Dokumentace staveb jsme vytvořili podle původní předlohy, protože funkčně Czech Aerosolu vyhovovaly. My jsme ovšem přišli s vylepšeními pro zrychlení práce, ze kterých bylo vedení společnosti nadšené.

SharePoint jsme napojili na databázi informačního systému K2. Díky čtení informací o zákazníkovi a produktech přímo z databáze jsme ušetřili společnosti statisíce korun, nemusí totiž platit K2 za drahé API rozhraní. Ušetřili jsme i na optimálním výběru licencí Microsoft 365, kdy jsme zvolili variantu Premium. SharePoint Online jsme chytře napojili na další systémy, vyšší licence tak není třeba. Firma ušetří na každé licenci 30 eur za uživatele v porovnání s verzí Premium 2.

Společnosti jsme ušetřili statisíce korun za drahé API rozhraní.

Náš modul Zápisy z porad měl u vedení Czech Aerosolu takový úspěch, že jsme do nového systému implementovali právě naši verzi. Ta umí ke každému bodu porady přidávat úkoly a dokumenty, které po splnění řešitelem podléhají schválení. Zápisy z porad mají unikátní systém oprávnění, kdy rozpracovanou poradu vidí jen zapisovatel a vedoucí porady, po schválení porady se zpřístupní všem osobám, které jsou uvedeny v hlavičce. Zápisy lze exportovat do formátu .pdf, rozesílat e-mailem, archivovat nebo lze vytvořit návazné porady.

Ostatní moduly jsme vyšperkovali pro potřeby firmy. Vychází z původního základu, který je doplněný o nadstandardní funkce vyhotovené přímo pro Czech Aerosol.