Zaměstnanci používali hlavně e-maily a mobilní telefony, k dispozici měli síťové disky, ERP systém a HR systém. Jelikož ale systémy nebyly propojeny, provázely sdílení informací a dat chaos a spousta ruční práce. S rostoucím počtem zaměstnanců a akvizicemi dalších společností se tato situace stávala těžko udržitelnou. Tehdy došlo k rozhodnutí zavést jednotný systém, který propojí stávající platformy a sjednotí data i dokumenty na jednom místě. Na konci roku 2020 jsme proto zahájili spolupráci a pustili se do projektu intranetového řešení na platformě SharePoint.
VISGROUP je uskupení sedmi firem působících v oblasti stavebnictví a souvisejících služeb. Skupina se vyznačuje důrazem na preciznost, dlouhodobou spolupráci a vysokou profesionalitu. Díky širokému spektru odborných znalostí a zkušeností je VISGROUP schopen zajistit komplexní řešení od návrhu až po realizaci projektů různých velikostí a zaměření.
Vizionářská podpora vedení
Klíčovým hybatelem celé transformace byl jednatel a spolumajitel společnosti COBAP, Zdeněk Tůma. Jeho dlouhodobá vize zaměřená na úsporu manuální práce, eliminaci chyb a zajištění plné integrace systémů se stala hlavním impulzem pro zavedení intranetu. Pod jeho vedením se firma zaměřila na automatizaci procesů a vytvoření uceleného systému, který zjednodušil práci napříč všemi odděleními.
Největším problémem byla přeplněnost datových úložišť, roztříštěnost dat uložených v různých složkách a potřeba zautomatizovat klíčové procesy, jakým je například správa zakázek. ,,Naším hlavním cílem bylo zautomatizovat proces, kdy se v ERP systému vytvoří složka pro konkrétní zakázku a pak se automaticky vytvoří i na SharePointu. A to tak, aby měla stejný název a aby k ní systém vytvořil potřebná oprávnění. Zkrátka jsme chtěli všechna data sjednotit, uspořádat a dát jim logiku,“ říká Alena Kravarčíková, která má na starosti správu a dohled nad veškerými softwary a integracemi ve skupině.
.png)
Propojení systémů pro efektivní řízení napříč firmami
Výsledkem je propojení tří systémů – ERP systému, HR systému a SharePointu. Původním zdrojem dat je ERP systém, ve kterém vznikají veškeré složky a zakázky, data o pracovnících zas pochází z HR systému. Všechna se pak potkávají v SharePointu, který slouží jako výchozí systém pro zainteresované pracovníky. V intranetu kromě samotného datového úložiště a ISO dokumentace najdou i aktuality, organizační strukturu, kontakty na další pracovníky, reference, důležitá upozornění a také Power BI statistiky.
.png)
Se SharePointem plně pracují tři společnosti ze skupiny - COBAP s.r.o., KEROSIN s.r.o. a PULSKLIMA spol. s r.o. Další firmy jsou přidávány postupně, dle důležitosti i kapacity celého VISGROUP týmu. Do konce roku 2024 budou do SharePointu přidány i data společnosti TRT SYSTEM s.r.o. a začátkem roku 2025 je doplní i společnosti VISGROUP s.r.o. a také MPC System, spol. s r.o.
„Je to vždycky náročné pro každou novou firmu, kterou do SharePointu přidáme. Musí se naučit pracovat s novým systémem, musí si zvyknout na nový proces. Naštěstí patříme k firmám, které mají dost dobře a detailně zpracovanou dokumentaci ke všemu – od návodu pro obsluhu tiskárny, až po to, jak realizovat zakázku. Takže součástí naší ISO dokumentace jsou i pracovní postupy a návody na to, jak pracovat se SharePointem,“ dodává Alena Kravarčíková.
První konektor na aplikaci Fieldwire v České republice
Koncem roku 2023 přinesl COBAP do svého systému další inovaci – aplikaci Fieldwire od společnosti HILTI, která je na českém trhu stále novinkou. Aplikace je navržena speciálně pro řízení stavebních projektů, kdy pracovníkům na stavbách umožňuje rychle a jednoduše nahrávat fotodokumentaci a další materiály přímo z terénu.
„Už když nás pan Kalach z HILTI oslovil ohledně aplikace Fieldwire, avizovali jsme, že bez propojení na náš ERP systém a SharePoint to nebude mít smysl. A protože lidi z vašeho týmu Pinya 365 v tom čase měli ohledně našich projektů dvouleté know-how, dávalo největší smysl, aby se integrace chopili oni,“ vzpomíná Alena.
V Pinya 365 jsme tedy začali studováním API dokumentace, kde jsme narazili na absenci některých důležitých příkazů. Po konzultaci s českým zastoupením HILTI jsme se proto dohodli, že budeme napřímo komunikovat s jejich IT oddělením v Kalifornii, které pro nás vše potřebné do API dokumentace doplnilo.
Celý proces tedy funguje tak, aby v momentě, kdy pracovník na stavbě pořizuje fotodokumentaci, měl ve Fieldwire již zakázku založenou. Zakázka vznikne v ERP systému, odtud se automaticky založí na SharePointu a synchronizuje se do aplikace Fieldwire. Konektor také zajišťuje přiřazení zainteresovaných osob k jednotlivým zakázkám a pravidelnou aktualizaci těchto oprávnění.
Díky spolupráci s VISGROUP jsme se stali vůbec první firmou v České republice, která propojila Fieldwire s dalšími systémy.
Největší přidanou hodnotou je samozřejmě to, že ve VISGROUP již nemusí stejnou informaci zadávat do tří různých systémů, ale stane se tak automaticky z ERP systému. Když se u konkrétní zakázky změní například výrobní přípravář, tuto změnu stačí zadat do ERP systému, odkud se propíše jak do SharePointu, tak do Fieldwire. To vše šetří čas, eliminuje riziko ztráty dat a zajišťuje, že se ke konkrétním zakázkám dostanou pouze oprávnění pracovníci.
Řešíte nejednotné zadávání a ukládání dat, složité nastavování přístupů nebo zdlouhavé dohledávání informací? Pomůžeme vám sjednotit firemní systémy tak, aby spolu hladce komunikovaly. Vytvoříme analýzu vašich procesů a navrhneme efektivní řešení pro správu a zpracování dat v SharePointu a Power BI.
Power BI reporty i další SharePoint moduly
Přestože první realizace naší spolupráce proběhla již na jaře roku 2021, pokračujeme dál. Kromě implementace dalšího modulu pro evidenci projektů také pracujeme i na rozšiřování reportingu pomocí Power BI. Ve zmiňovaných třech firmách ze skupiny již teď využívají report pro plán dovolených, report hrubé marže na zakázkách nebo report, který zobrazuje statistiky doby zpracování přijatých faktur.
,,Různé reporty samozřejmě můžeme získat i z našeho ERP, ale je to zdlouhavé a nepřehledné. Power BI reporty jsou pro nás proto cestou, jak mít v SharePointu zcela samostatnou sekci, kde budeme zobrazovat všechny možné statistiky rozdělené po úsecích a jednoduše se k nim dostane každý, pro koho je to v tu chvíli relevantní,“ dodává na margo Power BI Alena.
Výzvou pro příští rok tak bude tvorba nových obchodních reportů, ale také zahrnutí dat dalších společností do těch stávajících. Pracovat se také bude na přenesení dat zbylých společností do SharePointu, aby celý systém postupně obsáhl všechny firmy ve skupině. I nadále tak pomáháme VISGROUP posouvat v automatizaci jejich procesů na vyšší úroveň a pomocí moderních technologií zajišťovat růst i efektivitu celé skupiny.
.png)
.png)
.png)
